2024-06-07

Notice Annual General Meeting in ILYA PHARMA AB (publ) June 28 2024

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN ILYA PHARMA AB (PUBL)

The shareholders in Ilya Pharma AB (publ) corp. reg. no 559062-6015 (the “Company”) are hereby convened to an Annual General Meeting on Friday 28 June 2024, at 16.00 at the Company’s premises on Dag Hammarskjölds väg 30 in Uppsala.

Notice etc.

Shareholders who wish to participate in the Annual General Meeting must:

• be registered in the share register per the day of the Annual General Meeting, 28 June 2024, and
• notify his or her intention to attend the Annual General Meeting to the Company no later than Monday 24 June 2024, by mail to Dag Hammarskjölds väg 30, 752 37 Uppsala or by e-mail to agm@ilyapharma.se, stating “Annual General Meeting”.

Such notification shall include the shareholder’s name, personal identification number or corporate registration number, address and telephone number, number of shares, details on advisors (no more than two), if any, and, where applicable, details of representatives or proxies.

Proxy

Shareholders represented by proxy must submit a dated power of attorney. If the power of attorney is executed by a legal person, a certified copy of the certificate of registration or equivalent must be attached. The original power of attorney and certificate of registration should be submitted to the Company by mail at the address mentioned above in due time prior to the general meeting. Alternatively, the original power of attorney and certificate of registration may be brought and presented at the general meeting. The Company provides a power of attorney form at request and on the Company’s website, www.ilyapharma.se.

Number of shares and votes

As of the date of this notice, there are a total of 38 739 018 shares and votes in the Company.

Proposed agenda

1. Opening of the general meeting and election of chairman of the general meeting
2. Preparation and approval of the voting list
3. Election of persons to verify the minutes
4. Determination as to whether the meeting has been duly convened
5. Approval of the agenda
6. Presentation of the annual report and the auditor’s report
7. Resolutions on:
   1. Adoption of the income statement and the balance sheet
   2. Allocation of the Company’s result according to the adopted balance sheet
   3. Discharge from liability for each of the members of the Board of Directors and the CEO
8. Determination of remuneration to the Board of Directors and the auditor
9. Election of members of the Board of Directors
10. Election of auditor
11. Resolution on nomination committee
12. Resolution on authorization to the Board of Directors
13. Closing of the general meeting

Proposals to resolutions

Item ‎1 – Election of chairman of the general meeting

The nomination committee, consisting of Evelina Vågesjö, Mia Philipson and Per Mattson, proposes that Per Mattson, is elected as chairman of the general meeting or, in his absence, the person otherwise appointed by the Board of Directors.

Item 7‎b – Allocation of the Company’s results according to the adopted balance sheet

The Board of Directors proposes that no dividends shall be paid and that the Company’s result is carried forward to a new account.

Item ‎8 – Determination of remuneration to the Board of Directors and the auditor

The nomination committee proposes that the Annual General Meeting determines that remuneration shall be paid to the chairman with SEK 300,000 and to other members of the Board of Directors with SEK 150,000.

The nomination committee proposes that remuneration to the auditor is paid according to approved invoice.

Item ‎9 – Election of members of the Board of Directors

The nomination committee will present its proposal for election of members of the Board of Directors and deputy directors, if any, and the chairman of the Board of Directors. The nomination committee’s proposal will be sent to the shareholders by e-mail and will be available at the Company’s website.

Item ‎10 – Election of auditor

The nomination committee proposes that PriceWaterhouseCoopers AB is appointed as auditor of the Company, with Lars Kylberg as chief auditor.

Item ‎11 – Resolution on nomination committee

The Board of Directors proposes that the Annual General Meeting resolves to establish a nomination committee for the next Annual General Meeting, which is to be appointed according to the following principles, and that the Annual General Meeting adopts instructions for the work of the nomination committee as set out below. The principles and instructions are proposed to apply until further notice and until a new resolution on nomination committee is resolved by the Annual General Meeting.

Principles for appointing the members of the nomination committee

The general meeting mandates the chairman of the Board of Directors to contact the four largest shareholders in terms of voting power according to the share register as per 1 September in the year that precedes the year of the next Annual General Meeting, whereupon each of them appoints a member of the nomination committee. In the event that any of the four largest shareholders does not wish to appoint a member of the nomination committee, the fifth largest shareholder shall be approached, and so forth, until the nomination committee consists of four members. The nomination committee appoints the chairman of the committee.

The term of office for members appointed to the nomination committee shall run until a new nomination committee has been appointed. If a member leaves the nomination committee before its work is completed and the nomination committee considers that there is a need to replace this member, the nomination committee shall appoint a new member in accordance with the principles described above, but based on the share register at a date occurring as soon as possible after the member left the nomination committee.

Duties of the nomination committee

The nomination committee shall consider the interests of all shareholders and is the general meeting’s preparatory body in election matters. The nomination committee shall further promote the evaluation of the Board of Directors’ work in the course of the past year, both in respect of function and in respect of achievements.

The nomination committee shall prepare and present proposals regarding the following items for the next Annual General Meeting.

1. Election of the chairman at the general meeting.
2. Resolution on the number of board members.
3. Resolution on the fees and other remuneration to the Board of Directors, divided between the chairperson and other members.
4. Resolution on the fees to the auditor.
5. Election of members of the Board of Directors and chairperson.
6. Election of auditors.
7. Proposal for principles for the composition and instructions regarding work of the nomination committee in preparation for the next Annual General Meeting.

The work model of the nomination committee

The nomination committee shall meet as often as is necessary for the nomination committee to fulfil its duties, but at least once per year. Notices convening meetings are issued by the chairperson of the nomination committee. If a member requests that the nomination committee be convened, the request shall be complied with.

The nomination committee is quorate if at least three members are present. Resolutions of the nomination committee shall be adopted by a simple majority of the members present and, in the event of a tied vote, the chairperson shall have the casting vote.

Remuneration

No remuneration shall be paid to the members of the nomination committee. However, any necessary and reasonable expenses incurred in connection with the nomination committee's work shall be borne by the Company.

The shareholders’ right to information at the General Meeting

The Board of Directors and the managing director shall, upon the request by a shareholder, and where the Board of Directors believes that such may take place without significant harm to the Company, provide information in respect of any circumstances which may affect the assessment of a matter on the agenda or the Company’s financial position. Shareholders can submit questions in advance to the Company, to the address Dag Hammarskjölds väg 30, Uppsala or through e-mail to evelina.vagesjo@ilyapharma.se. Shareholders are invited to an online company update meeting offered in both English and Swedish the 26^th of June.

Documents

Documentation in accordance with the Swedish Companies Act will be held available at the Company and at the Company’s website, www.ilyapharma.se, no later than three weeks before the meeting, i.e., 10 June 2024. The documents will also be sent, without charge, to shareholders who so request and inform the Company of their postal address.

 

Uppsala in June 2024

Ilya Pharma AB (publ)

The Board of Directors

 

 

 

 

 

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I ILYA PHARMA AB (PUBL)

Aktieägarna i Ilya Pharma AB (publ), org.nr 559062-6015 (”Bolaget”) kallas härmed till årsstämma fredagen den 28 juni 2024 kl 16.00 i Bolagets lokaler på Dag Hammarskjölds väg 30 i Uppsala.

Anmälan m.m.

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska:

• dels vara införd i aktieboken per dagen för stämman (28 juni 2024), och
• dels anmäla sitt deltagande så att denna är Bolaget tillhanda senast måndagen den 24 juni 2024, under adress Dag Hammarskjölds väg 30, 752 37 Uppsala med angivande av ”årsstämma” eller via e-post till agm@ilyapharma.se.

Vid anmälan uppges aktieägarens namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer, aktieinnehav, uppgift om eventuella biträden (högst två), samt i förekommande fall uppgift om ställföreträdare eller ombud.

Ombud

Aktieägare som avser att närvara genom ombud ska utfärda daterad fullmakt för ombud. Om fullmakt utfärdas av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Fullmakt i original samt eventuellt registreringsbevis bör i god tid före årsstämman insändas till Bolaget på ovan angiven adress alternativt medtas och uppvisas på stämman. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på begäran. Fullmaktsformulär finns också tillgängligt på Bolagets webbplats, www.ilyapharma.se.

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse finns sammanlagt 38 739 018 aktier och röster i Bolaget registrerade vid Bolagsverket.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman och val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av justeringsperson
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av dagordning
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen
7. Beslut om
   1. Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen
   2. Disposition beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen
   3. Ansvarsfrihet gentemot Bolaget åt styrelseledamöterna och den verkställande direktören
8. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn
9. Val till styrelsen
10. Val av revisor
11. Beslut om valberedning
12. Beslut om emissionsbemyndigande
13. Beslut om omstrukturering
14. Stämmans avslutande

Förslag till beslut

Punkt ‎1 – Val av ordförande vid stämman

Valberedningen – bestående av Evelina Vågesjö, Mia Phillipson och Per Mattson – föreslår att Per Mattson eller, vid dennes förhinder, den som styrelsen utser, utses till ordförande vid stämman.

Punkt ‎7.b – Beslut om disposition beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att ingen utdelning ska lämnas samt att Bolagets resultat balanseras i ny räkning.

Punkt ‎8 – Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn

Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att styrelsearvode ska utgå med 300 000 kronor till styrelsens ordförande samt 150 000 kronor till varje annan styrelseledamot.

Valberedningen föreslår att ersättning till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt ‎9 – Val till styrelsen

Valberedningen kommer att presentera sitt förslag till val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter samt styrelseordförande. Valberedningens förslag kommer att skickas till aktieägarna via e-post samt finnas tillgängligt på Bolagets hemsida.

Punkt ‎10 – Val av revisor

Valberedningen föreslår att det registrerade revisionsbolaget PricewaterhouseCoopers AB väljs som revisor, med Lars Kylberg som huvudansvarig revisor.

Punkt ‎11 – Beslut om valberedning

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att inrätta en valberedning samt anta instruktion för valberedningens arbete inför nästa årsstämma enligt de principer som anges nedan. Förfarandet och principerna föreslås gälla tills vidare och till dess nytt beslut om valberedning fattas av årsstämma.

Principer för utseende av valberedningens ledamöter

Stämman uppdrar åt styrelsens ordförande att ta kontakt med de fyra röstmässigt största aktieägarna enligt aktieboken per den 1 september året före året för nästa årsstämma, som vardera utser en ledamot av valberedningen. För det fall någon av de fyra största aktieägarna inte önskar utse en ledamot av valberedningen ska den femte största aktieägaren tillfrågas (och så vidare) intill dess att valberedningen består av fyra ledamöter. Valberedningen utser ordförande inom gruppen.

Mandatperioden för den utsedda valberedningen ska löpa intill dess att ny valberedning utsetts. Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, och om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta denna ledamot, ska valberedningen utse ny ledamot enligt principerna ovan, men med utgångspunkt i aktieboken snarast möjligt efter det att ledamoten lämnat sin post.

Valberedningens uppgifter

Valberedning ska beakta samtliga aktieägares intressen och är bolagsstämmans organ för att bereda beslut i valärenden. Valberedningen ska vidare verka för att utvärdera styrelsens arbete för det gångna året avseende såväl funktion som prestation.

Valberedningen ska lägga fram förslag till beslut i följande frågor för nästa årsstämma.

1. Ordförande vid stämman.
2. Antalet styrelseledamöter och eventuella suppleanter
3. Arvoden och annan ersättning till styrelsen, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter.
4. Arvode till revisor.
5. Styrelseledamöter, styrelseordförande och eventuella suppleanter
6. Principer för valberedningens sammansättning och arbete inför nästa årsstämma.

Valberedningens arbetsformer

Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter, dock minst en gång årligen. Kallelse till sammanträde utfärdas av valberedningens ordförande. Om ledamot begär att valberedningen ska sammankallas till möte, ska begäran efterkommas.

Valberedningen är beslutsför om minst tre ledamöter är närvarande. Som valberedningens beslut gäller den mening för vilken mer än hälften av de närvarande ledamöterna röstar eller, vid lika röstetal, den mening som biträdes av valberedningens ordförande.

Arvode

Inget arvode ska utgå till ledamöterna för deras arbete i valberedningen. Bolaget ska svara för skäliga kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullfölja sitt uppdrag.

Aktieägarnas rätt till upplysningar på årsstämman

Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen eller Bolagets ekonomiska situation. Den som vill skicka in frågor i förväg kan göra det till Ilya Pharma AB (publ), Dag Hammarskjölds väg 30, Uppsala eller via e-post till evelina.vagesjo@ilyapharma.se. Bolagspresentation till aktieägare är planerad till 26e juni och hålls på både engelska och svenska.

Tillhandahållande av handlingar

Handlingar enligt aktiebolagslagen kommer senast tre veckor före stämman, dvs senast 10 juni 2024 att hållas tillgängliga hos Bolaget och på Bolagets webbplats, www.ilyapharma.se. Handlingar skickas utan kostnad till de aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

 

Uppsala i Juni 2024

Ilya Pharma AB

Styrelsen

 

 

 

Template for/Templat för

 

 

RÖSTRÄTTSFULLMAKT/PROXY

  

Name (eller den han/hon utser vid eventuellt förhinder) erhåller härmed fullmakt att rösta för samtliga mina aktier i Ilya Pharma AB (publ), org.nr 559062-6015, vid årlig bolagsstämma i bolaget som ska hållas 28e juni 2024. Fullmakten avser samtliga de ärenden/förslag som anges i kallelsen till stämman.

 

Name (or the person that she appoints in case she is prevented from attending) is hereby authorized to exercise all my shareholders’ rights at the annual general meeting in Ilya Pharma AB (publ), corp. reg. no 559062-6015, that will be held June 28 2024. The proxy covers all matters/proposal indicated in the notice to convene the general meeting.

 

 

Fullmakten gäller till och med den 29e juni 2024, men kan återkallas tidigare.

This authorization is valid until June 29, 2024, but the proxy may however be withdrawn earlier.

 

 

Datum och plats/ Date and place: _________________________________________

 

 

Aktieägaren /Shareholder: ________________________________

 

 

Företrädd av / Represented by

 

 

                                                          

Namnteckning/Signature

 

 

                                                          

Namnförtydligande/Name in print